» » » Создаем «напоминалку» в Excel

Создаем «напоминалку» в Excel

Когда вы работаете с таблицей, содержащей даты, которые нужно не пропустить при их наступлении, неизбежно возникает вопрос о том, как это гарантированно сделать. В Excel можно использовать различные средства для создания "напоминалки". Прочитав эту статью, вы узнаете о них.

Для наглядности возьмем совсем несложный пример. Предположим, в некоторой таблице отмечается дата регистрации заказа и дата, когда он должен быть выполнен. За сутки до даты выполнения необходимо перезвонить клиенту. Какие варианты "напоминалок" можно использовать?

Во-первых, можно таблицу раскрасить. Например, строки, относящиеся к заказу, по поводу которого пора звонить, должны окрашиваться красным. Строки заказов, срок исполнения которых отстоит от сегодняшней даты более чем на 1 день, должны быть окрашены голубым. Строки заказов, срок исполнения которых уже прошел, вообще не окрашиваются. Последовательность действий для реализации этой "задумки":

  • выделите столбцы таблицы (можно целиком, чтобы не ограничивать количество строк с данными);
  • в меню команды Условное форматирование (вкладка Главная) выберите строку Управление правилами;
  • создайте правило в виде формул: "=$C2-СЕГОДНЯ()>1" (формат: заливка голубым) и "=$C2-СЕГОДНЯ()=1" (формат: заливка красным);
  • примените созданные правила.
Создаем напоминалку в Excel

Обратите внимание, что ссылка на ячейку "$С2" смешанная (запрет установлен на изменение номера столбца С). Использование функции "СЕГОДНЯ()" позволит автоматизировать форматирование, так как при каждом открытии файла будет проверяться текущая дата и строки в таблице будут менять цвет заливки. Если результат вам не понравиться, удалите правила, выбрав соответствующую команду в меню кнопки Условное форматирование.

Создаем напоминалку в Excel

Во-вторых, можно создать дополнительный столбец для выдачи сообщений о необходимости звонить клиенту (конечно, если разрешается менять структуру таблицы). Плюс этого решения будет в том, что можно включить фильтр по дополнительному столбцу и просмотреть только строки с напоминанием. Последовательность действий в этом случае:

  • вставьте дополнительный столбец, например, перед таблицей;
  • в первую ячейку столбца проверки вставьте формулу: "=ЕСЛИ(D2-СЕГОДНЯ()=1;"Позвонить";" ")";
Создаем напоминалку в Excel
  • скопируйте ее в остальные ячейки столбца;
  • установите фильтр (вкладка Данные, кнопка Фильтр);
  • используйте фильтр для столбца Напоминание.
Создаем напоминалку в Excel

После того, как всем позвонили, снимите фильтр со столбца Напоминание и продолжайте ввод данных о новых заказах.

Создаем напоминалку в Excel

В-третьих, можно формировать список звонков с помощью расширенного фильтра.

Создаем напоминалку в Excel 

Плюсом этого решения является создание отдельного списка напоминаний. Минусом — необходимость удаления сформированного списка перед формированием нового на следующий день. Но эту проблему можно решить, создав макрос.

В статье было предложено три варианта создания "напоминалки". Конечно, возможны и другие, более сложные варианты. Но даже рассмотренные приемы существенно облегчат вашу ежедневную работу.

microsoft
6-09-2016


Комментариев 1 Добавить комментарий

Полезно, благодарю!
  • Нравится
  • 0

Оставить комментарий

Имя:*
E-Mail:
Введите два слова, показанных на изображении: *