Подготовка к работе с Word 2010

Настройка ленты

Вы можете добавлять настройки ленты в Word 2010 для создания вкладок и групп, связанных с группой или компаниями, с помощью команд, наиболее часто используемых в работе Организации.

Дополнительные сведения о настройке ленты можно найти в разделе Настройка ленты.

Представление Microsoft Office Backstage

В представлении Microsoft Office Backstage пользователи могут выполнять все действия с файлами, которые они не выполняют в файле. Последние инновации в пользовательском интерфейсе Microsoft Office Fluent и сопутствующие функции на ленте — представление Backstage — это область, в которой можно управлять файлами — создание, сохранение, печать, общий доступ, Настройка параметров и проверка файлов для скрытых метаданных и персональных данных Информация.

Если документ подключен к SharePoint 2010, авторы документов также могут вводить метаданные документов. Авторы, совместно работающие над файлом, могут использовать представление Backstage для доступа к другим профилям авторов и для взаимодействия с рабочими процессами.

Навигация и поиск в длинных документах

В Word 2010 люди могут быстро переходить с помощью длинных документов. Кроме того, они могут легко переупорядочивать документы, перетаскивая заголовки, а не копировать и вставлять. Кроме того, они могут находить содержимое с помощью последовательного поиска, поэтому им не нужно знать, что именно нужно найти.

В Word 2010 вы можете сделать следующее:

• Перемещайтесь между заголовками в документе, щелкая части схемы документа.

• Сверните уровни структуры, чтобы скрыть вложенные заголовки, чтобы можно было легко работать с картой даже в более глубоко структурированных и сложных больших документах.

• Введите текст в поле поиска, чтобы быстро найти его место.

• Перетаскивайте заголовки в документе, чтобы изменить их структуру. Вы также можете удалить заголовки и их содержимое.

• Вы можете легко повысить или понизить уровень заданных заголовков или заголовков и всех вложенных заголовков, находящихся в иерархии вверх или вниз.

• Добавьте в документ новые заголовки, чтобы создать простую структуру или вставить новые заголовки без прокрутки в документе.

• Согласитесь с тем, что контент редактирует другие пользователи, просматривая заголовки, содержащие индикатор совместного редактирования.

• Просмотрите эскизы всех страниц в документе и щелкните их для перемещения по документу.

Дополнительные сведения можно найти в разделе Перемещение по документу с помощью области навигации.

Восстановление несохраненной работы

Если вы закроете файл без сохранения или хотите вернуться к более ранней версии файла, в котором вы уже работаете, вам будет проще восстановить документ Word. Как и в более ранних версиях Word, функция автовосстановления сохраняет версии, пока вы работаете с файлом в выбранном интервале.

Теперь вы можете сохранить последнюю автоматически сохраненную версию файла в том случае, если вы случайно закрыли этот файл без сохранения, чтобы его можно было легко восстановить при следующем открытии файла. Кроме того, работая с файлом, вы можете получить доступ к списку автоматически сохраненных файлов из представления Microsoft Office Backstage.

Сохранение документов и презентаций прямо в SharePoint из Word

Пользователи могут сохранять документы Word 2010 прямо в библиотеке документов SharePoint 2010 из представления Backstage. При нажатии кнопки сохранить & отправить в представлении Backstage, а затем нажмите кнопку Сохранить в SharePoint, после чего в Word появится список библиотек документов, к которым вы недавно обращались.

Дополнительные сведения можно найти в разделе Сохранение документа в SharePoint из Office 2010.

Одновременная работа с одним и тем же документом

В Word 2010 вы можете работать прямо в Word. Вам не нужно отправлять вложения в сообщения электронной почты или сохранять документы черновиков с именами, такими как TSP_final_2_FINAL. docx. Вместо этого просто откройте документ и начните работать. Вы можете видеть, кто работает вместе с вами, и где они редактируются. Вы можете работать вместе с любым документом, сохраненным на сайте Microsoft SharePoint Foundation 2010, который поддерживает рабочие области или OneDrive.

При открытии общего документа Word автоматически кэширует его, чтобы можно было вносить в него изменения в автономном режиме, а затем Word автоматически синхронизирует изменения после того, как вы вновь подключитесь к Интернету. Если вы хотите работать не в офисе, вам больше не придется сохранять локальные копии или вручную объединять изменения в документ на сервере при возврате в Office.

В Word 2010 несколько авторов могут одновременно работать над документом, а Office в Интернете программы позволяют работать над документами.

Обратите внимание: теперь служба SkyDrive называется OneDrive, а SkyDrive Pro — OneDrive для бизнеса. Дополнительные сведения об этих изменениях можно найти в статье От SkyDrive к OneDrive.

Одновременное редактирование одного документа несколькими авторами и синхронизация осуществляется с изменениями, внесенными другим автором. Авторы могут заблокировать доступ к областям документа во время работы над ними.

Безопасная защита с помощью защищенного просмотра

В режиме защищенного просмотра файлы открываются с отключенными функциями редактирования. Файлы из потенциально небезопасных расположений, например Интернет или вложение электронной почты или элементы ActiveX, которые содержат активный контент, такие как макросы, подключения к данным, и данные, можно открывать в режиме защищенного просмотра. Файлы из надежных источников можно включить, выбрав команду Разрешить редактирование, или данные о файле можно просмотреть в представлении Microsoft Office Backstage.

Дополнительные сведения о режиме защищенного просмотра можно найти в разделе что такое защищенный режим?

Поиск и удаление скрытых метаданных и персональных данных в файлах

Перед предоставлением общего доступа к документу с другими людьми можно использовать инспектор документов для проверки документа на наличие скрытых метаданных, персональных данных или содержимого, которые могут храниться в документе.

С помощью инспектора документов можно найти и удалить такие данные, как, например, указанные ниже.

• Примечания

• Версии

• исправления;

• Рукописные примечания

• Скрытый текст

• Свойства документов

• Настраиваемые XML-данные.

• Информация в верхних и нижних колонтитулах

Инспектор документов поможет вам убедиться в том, что документы, к которым предоставлен общий доступ другим пользователям, не содержат скрытых персональных данных или скрытого контента, который может не распространяться в вашей организации. Кроме того, ваша организация может настроить инспектор документов для добавления проверок для дополнительных типов скрытых данных.

Дополнительные сведения об инспекторе документов можно найти в разделе Удаление скрытых и персональных данных с помощью проверки документов.

Предотвращение изменений в финальной версии документа

Перед предоставлением общего доступа к финальной версии документа вы можете использовать команду » помечать как результат «, чтобы документ был доступен только для чтения и сообщить другим людям о том, что вы предоставляете общий доступ к финальной версии документа. Если документ помечен как конечный, команды редактирования и метки проверки правописания отключены и пользователи, просматривающие документ, не могут случайно изменить документ.

Команда » помечать как результат » не является функцией безопасности. Любой пользователь может изменить документ, помеченный как завершенный, отключив функцию Пометить как финальную .

Дополнительные сведения можно найти в разделе Справка о запрете изменений в финальной версии файла.

Создание документов для людей с ограниченными возможностями

Средство проверки читаемости помогает выявить и устранить проблемы с читаемостью в документах, чтобы устранить возможные проблемы, которые могут привести к неограниченному доступу к содержимому.

Если в документе есть проблемы с читаемостью, в представлении Microsoft Office Backstage отображается оповещение, которое позволяет просматривать и устранять любые проблемы в документе (при необходимости). Это предупреждение можно увидеть, открыв вкладку Файл. В группе Подготовка к общему доступу нажмите кнопку Поиск проблем и выберите пункт Проверить специальные возможности.

Дополнительные сведения можно найти в разделе Проверка читаемости.