Блог Excel

Пути к данным через Excel

alexrw
30 Янв 2022

Если данные всегда в пути, Excel похож на главный центральный станция. Представьте, что данные — это поезд, который регулярно посещает Excel, вносит изменения, а затем покидает его. Существует множество способов войти в Excel, при котором данные всех типов будут импортироваться, и список будет постоянно расти. После того как данные уже есть в Excel, вы можете изменить фигуру в нужном виде с помощью Power Query. Для бесперебойной работы данных, как и для всех нас, требуется «уход и подача». Сюда приходят свойства подключения, запроса и данных. Кроме того, данные сют с док-станции Excel во многих случаях: они импортируются из других источников, делятся как отчеты, диаграммы и совые таблицы, а также экспортируются в Power BI и Power Apps.  

Обзор многих данных Excel был в том, чтобы ввести, обработать и вывести данные.

Вот основные вещи, которые можно делать, когда данные находятся на поезде Excel:

  • Импорт    Вы можете импортировать данные из различных внешних источников. Эти источники данных могут быть на вашем компьютере, в облаке или на полпути по всему миру. Дополнительные сведения см. в теме «Импорт данных из внешних источников данных».

  • Power Query    С помощью Power Query (ранее — » Get & Transform») можно создавать запросы для фигуры, преобразования и объединения данных различными способами. Вы можете экспортировать свою работу как шаблон Power Query, чтобы определить операцию потока данных в Power Apps. Вы даже можете создать тип данных в дополнение к связанным типамданных. Дополнительные сведения см. в справке Power Query для Excel.

  • Безопасность    Конфиденциальность данных, учетные данные и проверка подлинности всегда являются проблемой. Дополнительные сведения см. в сведениях об управлении настройками и разрешениями источников данных, а также настройке уровней конфиденциальности.

  • Обновить    Для внесения в Excel изменений, например дополнений, обновлений и удаления, обычно требуется операция обновления. Дополнительные сведения см. в теме «Обновление подключения к внешним данным в Excel».

  • Подключения и свойства    Каждый внешний источник данных имеет связь с данными о каждом внешнем источнике данных и связанную с ним информацию о свойстве, которая иногда требует внесения изменений в зависимости от обстоятельств. Дополнительные сведения см. в дополнительных сведениях об управлении диапазонами внешних данных и их свойствами, создании,редактировании подключений к внешним данным и свойствах подключения.

  • Устаревшая версия    Традиционные методы, такие как устаревшие мастеры импорта и MSQuery, по-прежнему доступны. Дополнительные сведения см. в параметрах импорта и анализа данных, а также извлечении внешних данных с помощью Microsoft Query.

В следующих разделах более подробные сведения о том, что происходит за кадром на этом занятом поезде Excel.

Существуют свойства подключения, запроса и диапазона внешних данных. Оба свойства подключения и запроса содержат традиционные сведения о под соединении. В заголовке диалогового окна «Свойства подключения» означает, что с ним не связан ни один запрос, а с свойствами запроса нет. Свойства диапазона внешних данных контролируют макет и формат данных. Во всех источниках данных есть диалоговое окно «Свойства внешних данных», но для источников данных со связанными учетными данными и данными обновления используется большее диалоговое окно «Свойства внешних данных диапазона».

В следующих сведениях общались наиболее важные диалоговые окна, области, пути к командам и соответствующие разделы справки.

Диалоговое окно или области
Пути команд

Вкладки и туннель

Основной раздел справки

Последние источники

Данные> последние источники

(Без вкладок)

Tunnels to Connect > Navigator dialog box

Управление настройками и разрешениями источника данных

Свойства подключения
МАСТЕР
подключения к данным OR

Data > Queries & Connections > Connections tab > (right click a connection) > Properties

Вкладка Usage
Definition Used In
(Использовано в)

Свойства подключения

Свойства запроса

Data> Existing Connections > (right click a connection) > Edit Connection Properties
ИЛИ
запросы> данных & подключения к| Вкладка «> «Запросы» (щелкните правой кнопкой мыши подключение) > свойств
Или
свойства>запроса
Or
Data> Refresh All>Connections (when positioned on a loaded query worksheet)

Вкладка Usage
Definition Used In
(Использовано в)

Свойства подключения

Запросы & connections

Data > Queries & Connections

Вкладка «Подключения»
вкладки «Запросы»

Свойства подключения

Существующие подключения

Данные> существующие подключения

Вкладка «Таблицы»
в вкладке «Подключения»

Подключение к внешним данным

Свойства внешних данных
ИЛИ
свойства диапазона внешних данных
Или
свойства> данных (отключено, если не занесо на таблицу запроса)
 

Используется на вкладке диалоговом окне «Свойства подключения»)
 

Кнопка «Обновить» в правом туннелье в свойствах запроса

Управление диапазонами внешних данных и их свойствами

Свойства подключения > «Определение» > «Экспорт файла подключения»
Or
Query>Export Connection File

(Без вкладок)

Tunnels to
File dialog box
Data sources folder

Создание, изменение подключений к внешним данным и управление ими

Данные в книге Excel могут быть из двух разных мест. Данные могут храниться непосредственно в книге или во внешнем источнике данных, например в текстовом файле, базе данных или кубе OLAP. Этот внешний источник данных подключается к книге с помощью подключения к данным, которое является набором сведений о том, как найти внешний источник данных, войти в систему и получить к нему доступ.

Основное преимущество подключения к внешним данным — возможность периодически анализировать эти данные без многократного копирования в книгу (это операция, которая может быть трудоемкой и частой). После подключения к внешним данным вы также можете автоматически обновлять (обновлять) книги Excel из исходного источника при обновлении источника данных с новой информацией.

Сведения о под соединении хранятся в книге и также могут храниться в файле подключения, например в файле подключения к данным Office (ODC) или файле имени источника данных (DSN).

Чтобы внести внешние данные в Excel, необходим доступ к ним. Если доступ к внешнему источнику данных не находится на локальном компьютере, может потребоваться обратиться к администратору базы данных, чтобы узнать пароль, разрешения пользователей или другие сведения о под соединении. Если источником данных является база данных, убедитесь, что она не открыта в монопольном режиме. Если источником данных является текстовый файл или таблица, убедитесь, что другие пользователи не имеют доступа к ним.

Для многих источников данных для координации потока данных между Excel, файлом подключения и источником данных также требуется драйвер ODBC или поставщик OLE DB.

Подключение к внешним источникам данных

На следующей схеме ключевых моментах подключения к данным нет.

1. Существуют различные источники данных, к которые можно подключиться: службы Analysis Services, SQL Server, Microsoft Access, другие реляционные базы данных OLAP, электронные таблицы и текстовые файлы.

2. У многих источников данных есть связанный драйвер ODBC или поставщик OLE DB.

3. Файл подключения определяет все сведения, необходимые для доступа к источнику данных и извлечения данных из него.

4. Данные подключения копируется из файла подключения в книгу, и их можно легко изменить.

5. Данные копируется в книгу, чтобы их можно было использовать точно так же, как и данные, хранимые непосредственно в книге.

Чтобы найти файлы подключения, используйте диалоговое окно «Существующие подключения». (Выберите «Данные>существующие подключения.) В этом диалоговом окне можно увидеть следующие типы подключений:

  • Подключения в книге    

    В этом списке отображаются все текущие подключения в книге. Список создается на окне подключений, которые вы уже определили, с помощью диалоговых окна «Выбор источника данных» мастера подключения к данным, или на окне подключений, выбранных в этом диалоговом окне как подключение.

  • Файлы подключения на компьютере    

    Этот список создается из папки «Мои источники данных», которая обычно хранится в папке «Документы».

  • Файлы подключения в сети    

    Этот список можно создать на основе набора папок в локальной сети, расположение которых можно развернуть в сети при развертывании групповых политик Microsoft Office или библиотеки SharePoint. 

Excel также можно использовать в качестве редактора файлов подключений для создания и изменения подключений к внешним источникам данных, которые хранятся в книге или файле подключения. Если нужного подключения нет, вы можете создать подключение, нажав кнопку «Обзор» и выбрав диалоговое окно «Выбор источника данных», а затем нажав кнопку «Создать источник», чтобы запустить мастер подключения к данным.

После создания подключения вы можете использовать диалоговое окно «Свойства подключения» (выберите «Свойства подключения» >«Запросы & Подключения >» > (щелкните правой кнопкой мыши «Свойства > подключения») для управления различными настройками подключений к внешним источникам данных, а также использования, повторного использования или переключения файлов подключения.

Примечание    Иногда диалоговое окно «Свойства подключения» называется диалогом «Свойства запроса», если с ним связан запрос, созданный в Power Query (прежнее название — «& Преобразовать»).

Если для подключения к источнику данных используется файл подключения, Excel копирует сведения о подключении из файла подключения в книгу Excel. При внесении изменений в диалоговом окне «Свойства подключения» вы редактируете данные подключения к данным, хранимые в текущей книге Excel, а не исходный файл подключения, который мог использоваться для создания подключения (указывается именем файла, которое отображается в свойстве «Файл подключения» на вкладке «Определение»). После изменения данных подключения (за исключением свойств «Имя подключения» и «Описание подключения») ссылка на файл подключения удаляется, а свойство «Файл подключения» удаляется.

Чтобы гарантировать, что файл подключения всегда используется при обновлении источника данных, на вкладке «Определение» нажмите кнопку «Всегда пытаться использовать этот файл для обновления данных». Если этот установить, все книги, которые используют этот файл подключения, всегда будут использовать изменения файла подключения, для которых также должно быть за установлено это свойство.

В диалоговом окне Connections можно легко управлять этими подключениями, включая их создание, редактирование и удаление (выберите данные> Запросы & Connections >Connections > > (щелкните правой кнопкой мыши подключение) > Свойства.) В этом диалоговом окне можно сделать следующее: 

  • Создание, изменение, обновление и удаление подключений, которые используются в книге.

  • Проверьте источник внешних данных. Это можно сделать, если подключение было определено другим пользователем.

  • Показывать, где каждое подключение используется в текущей книге.

  • Диагностика сообщения об ошибке, которое касается подключений к внешним данным.

  • Перенаправить подключение к другому серверу или источнику данных или заменить файл подключения для существующего подключения.

  • Легко создавайте файлы подключения и делитесь ими с пользователями.

Файлы подключений особенно полезны для совместного доступа к подключениям, что делает подключения более обнаруживаемыми, повышает уровень безопасности подключений и облегчает администрирование источников данных. Лучший способ поделиться файлами подключения — поместить их в безопасное и надежное расположение, например в сетевую папку или библиотеку SharePoint, где пользователи могут читать файл, но только назначенные пользователи могут изменять его. Дополнительные сведения см. в подмноговом окне «Совместное передачу данных с помощью ODC».

Использование ODC-файлов

Вы можете создавать файлы подключения к данным Office (ODC), подключаясь к внешним данным с помощью диалоговых окна «Выбор источника данных» или с помощью мастера подключения к новым источникам данных. В ODC-файле для хранения сведений о под соединении используются пользовательские HTML- и XML-теги. Вы можете легко просматривать и редактировать содержимое файла в Excel.

Вы можете поделиться файлами подключения с другими людьми, чтобы предоставить им такой же доступ к внешнему источнику данных. Другим пользователям не требуется настроить источник данных для открытия файла подключения, но им может потребоваться установить драйвер ODBC или поставщик OLE DB, необходимый для доступа к внешним данным на компьютере.

Рекомендуется использовать ODC-файлы для подключения к данным и обмена данными. Вы можете легко преобразовать другие традиционные файлы подключения (DSN, UDL и файлы запросов) в ODC-файл, открыв файл подключения и нажав кнопку «Экспорт файла подключения» на вкладке «Определение» в диалоговом окне «Свойства подключения».

Использование файлов запросов

Файлы запросов — это текстовые файлы, которые содержат сведения об источнике данных, включая имя сервера, на котором находятся данные, и сведения о под соединении, которые вы предоставляете при создании источника данных. Файлы запросов — это традиционный способ поделиться запросами с другими пользователями Excel.

Использование DQY-файлов запросов    С помощью Microsoft Query можно сохранять DQY-файлы, содержащие запросы на данные из реляционных баз данных или текстовых файлов. Открыв эти файлы в Microsoft Query, вы можете просмотреть данные, возвращенные запросом, и изменить запрос, чтобы получить другие результаты. DQY-файл можно сохранить для любого запроса, который вы создаете, с помощью мастера запросов или непосредственно в Microsoft Query.

Использование OQY-файлов запросов    OQY-файлы можно сохранять для подключения к данным в базе данных OLAP на сервере или в автономный файл куба (.cub). При создании источника данных для базы данных или куба OLAP с помощью мастера многомерных подключений автоматически создается OQY-файл. Так как базы данных OLAP не уорганизованы в записи или таблицы, для доступа к ним нельзя создавать запросы и DQY-файлы.

Использование RQY-файлов запросов    Excel может открывать файлы запросов в формате RQY, чтобы поддерживать драйверы источников данных OLE DB, которые используют этот формат. Дополнительные сведения см. в документации к драйверу.

Использование файлов запросов QRY    Microsoft Query может открывать и сохранять файлы запросов в формате QRY для использования с более ранними версиями Microsoft Query, в которые не удается открыть DQY-файлы. Если у вас есть файл запроса в формате QRY, который вы хотите использовать в Excel, откройте его в Microsoft Query, а затем сохраните в формате DQY. Сведения о сохранении DQY-файлов см. в справке Microsoft Query.

Использование файлов веб-запроса Iqy    Excel может открывать файлы веб-запросов Iqy для извлечения данных из Интернета. Дополнительные сведения см. в теме «Экспорт в Excel из SharePoint».

Диапазон внешних данных (также называемый таблицей запроса) — это определенное имя или имя таблицы, которое определяет расположение данных, передаренных на таблицу. При подключении к внешним данным Excel автоматически создает диапазон внешних данных. Единственным исключением из этого правила является отчеты pivotttable, подключенные к источнику данных, в которых не создается диапазон внешних данных. В Excel можно форматирование и разложить диапазон внешних данных или использовать его в вычислениях, как и любые другие данные.

Excel автоматически называет диапазон внешних данных следующим образом:

  • Имена внешних данных в диапазоне от файлов подключения к данным Office (ODC) и имени файла одинаковы.

  • Диапазоны внешних данных из баз данных называются именем запроса. По Query_from_источником данных является имя источника данных, который использовался для создания запроса.

  • Диапазоны внешних данных от текстовых файлов называются текстовыми именами файлов.

  • Диапазоны внешних данных от веб-запросов называются именем веб-страницы, на которой были извлечены данные.

Если на вашем компьютере несколько диапазонов внешних данных из одного источника, они нуметы. Например, MyText, MyText_1, MyText_2 и т. д.

У диапазона внешних данных есть дополнительные свойства (которые не следует путать с свойствами подключения), которые можно использовать для управления данными, например для сохранения форматирования ячеок и ширины столбцов. Эти свойства диапазона внешних данных можно изменить, нажав кнопку «Свойства» в группе «Подключения» на вкладке «Данные» и внося изменения в диалоговые окна «Свойства диапазона внешних данных» или «Свойства внешних данных».

Пример диалогового окна "Свойства диапазона внешних данных"

Пример диалогового окна "Свойства внешнего диапазона"

Существует несколько объектов данных (например, диапазон внешних данных и отчеты в отчете, которые можно использовать для подключения к различным источникам данных). Однако тип источника данных, к который можно подключиться, отличается от типа каждого объекта данных.

Вы можете использовать и обновлять подключенные данные в службы Excel. Как и для любого внешнего источника данных, может потребоваться проверка подлинности для доступа. Дополнительные сведения см. в теме «Обновление подключения к внешним данным в Excel». Fдополнительные сведения об учетных данных см. в службы Excel параметрах проверки подлинности.

В таблице ниже общались сведения о том, какие источники данных поддерживаются для каждого объекта данных в Excel.

Excel
данные
объект


Создает Внешняя
данные
диапазон?

OLE
DB

ODBC

Текст
файл

HTML
файл

XML
файл

SharePoint
список

Мастер импорта текста

Да

Нет

Нет

Да

Нет

Нет

Нет

Отчет в области «Отчеты и отчеты»
(не OLAP)

Нет

Да

Да

Да

Нет

Нет

Да

Отчет в области «Отчеты и отчеты»
(OLAP)

Нет

Да

Нет

Нет

Нет

Нет

Нет

Таблица Excel

Да

Да

Да

Нет

Нет

Да

Да

Карта XML

Да

Нет

Нет

Нет

Нет

Да

Нет

Веб-запрос

Да

Нет

Нет

Нет

Да

Да

Нет

Мастер подключения к данным

Да

Да

Да

Да

Да

Да

Да

Microsoft Query

Да

Нет

Да

Да

Нет

Нет

Нет

Примечание: Эти файлы: текстовый файл, импортируемый с помощью мастера импорта текста, XML-файл, импортируемый с помощью карты XML, и HTML- или XML-файл, импортируемый с помощью веб-запроса, не используют драйвер ODBC или поставщик OLE DB для подключения к источнику данных.

службы Excel обходного пути для таблиц и именовых диапазонов Excel

Если вы хотите отобразить книгу Excel в службы Excel, вы можете подключиться к данным и обновить их, но для этого нужен отчет таблицы. службы Excel не поддерживает диапазоны внешних данных, то службы Excel не поддерживает таблицу Excel, подключенную к источнику данных, веб-запросу, карте XML или Microsoft Query.

Однако это ограничение можно обойти, подключив с помощью таблицы к источнику данных, а затем спроектировать и разметить ее как двумерную таблицу без уровней, групп или подытогов, чтобы отображались все нужные значения строк и столбцов. 

Давайте отпустим дорожку памяти базы данных.

О MDAC, OLE DB и OBC

Во-первых, приносим извинения за все акронимы. Компоненты доступа к данным Майкрософт (MDAC) 2.8 входят в состав Microsoft Windows. С помощью MDAC можно подключаться к данным из самых разных реляционных и нереляционных источников и использовать их. Вы можете подключаться к различным источникам данных с помощью драйверов ODBC или поставщиков OLE DB, которые были либо разработаны корпорацией Майкрософт, либо разработанными сторонними поставщиками. При установке Microsoft Office на компьютер добавляются дополнительные драйверы ODBC и поставщики OLE DB.

Чтобы отобразить полный список поставщиков OLE DB, установленных на компьютере, отобразите диалоговое окно «Свойства связи данных» из файла связи с данными, а затем перейдите на вкладку «Поставщик».

Чтобы посмотреть полный список установленных на компьютере поставщиков ODBC, отобразите диалоговое окно «Администратор базы данных ODBC» и перейдите на вкладку «Драйверы».

Вы также можете использовать драйверы ODBC и поставщики OLE DB других производителей для получения информации из других источников, кроме источников данных Майкрософт, включая другие типы баз данных ODBC и OLE DB. Чтобы получить сведения об установке этих драйверов ODBC или поставщиков OLE DB, ознакомьтесь с документацией к базе данных или обратитесь к ее поставщику.

Использование ODBC для подключения к источникам данных

В архитектуре ODBC приложение (например, Excel) подключается к диспетчеру драйверов ODBC, который, в свою очередь, использует определенный драйвер ODBC (например, Microsoft SQL ODBC) для подключения к источнику данных (например, к базе данных Microsoft SQL Server).

Чтобы подключиться к источникам данных ODBC, сделайте следующее:

  1. Убедитесь, что на компьютере с источником данных установлен соответствующий драйвер ODBC.

  2. Определите имя источника данных (DSN) с помощью администратора источника данных ODBC для хранения сведений о подключении в реестре или файле DSN либо строки подключения в Microsoft Visual Basic для передачи сведений о подключении непосредственно в диспетчер драйверов ODBC.

    Чтобы определить источник данных, в Windows нажмите кнопку «Начните» и выберите «Панель управления». Щелкните «Система и обслуживание»и выберите «Администрирование». Щелкните «Производительность и обслуживание»и выберите «Администрирование». и щелкните «Источники данных» (ODBC). Для получения дополнительных сведений о различных параметрах нажимайте кнопку справки в каждом диалоговом окне.

Машинные источники данных

Машинные источники данных хранят сведения о подстройке в реестре на определенном компьютере с определенным пользователем именем. Машинные источники данных можно использовать только на том компьютере, на который они были определены. Существует два типа машинных источников данных — пользовательские и системные. Источники данных пользователя могут использоваться только текущим пользователем и видны только этому пользователю. Источники системных данных могут использоваться всеми пользователями на компьютере и видны всем пользователям на этом компьютере.

Машинный источник данных особенно полезен, если требуется обеспечить дополнительные сведения о безопасности, так как он гарантирует, что только пользователи, во входя в систему, смогут просматривать его и что удаленный пользователь не сможет скопировать его на другой компьютер.

Файлы источников данных

Файлы источников данных (также называемые DSN-файлами) хранят сведения о под соединении в текстовом файле, а не в реестре и, как правило, более гибки в использовании, чем машинные источники данных. Например, вы можете скопировать файлный источник данных на любой компьютер с правильным драйвером ODBC, чтобы приложение использовало согласованную и точную информацию о под соединении на всех своих компьютерах. Кроме того, вы можете разместить файл данных на одном сервере, совместно использовать его на разных компьютерах в сети и легко сохранять сведения о под соединении в одном месте.

Файл может также стать недоступным для всех пользователей. Файл, который невозможно сделать одним из источников данных, находится на одном компьютере и указывает на машинный источник данных. Для доступа к существующим машинным источникам данных из файловых источников данных можно использовать такие источники.

Использование OLE DB для подключения к источникам данных

В архитектуре OLE DB приложение, которое имеет доступ к данным, называется потребителем данных (например, Excel), а программа, которая обеспечивает доступ к данным, называется поставщиком баз данных (например, поставщиком Microsoft OLE DB для SQL Server).

Файл универсальных связей данных (UDL) содержит сведения о под соединении, которые используются потребителем данных для доступа к источнику данных через его поставщика OLE DB. Чтобы создать сведения о подмыве, с помощью одного из следующих окна:

  • В мастере подключения данных в диалоговом окне «Свойства связи с данными» определите связь данных для поставщика OLE DB. 

  • Создайте пустой текстовый файл с расширением UDL и отредактйте его, чтобы отобразить диалоговое окно «Свойства ссылки на данные».

См. также

Справка по Power Query для Excel

Оставить комментарий